Інструкція з діловодства у Спасько-Михайлівському закладі загальної середньої освіти І-ІІІ ступенів Новодонецької селищної ради Донецької області
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція встановлює загальні вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами у Спасько-Михайлівському ЗЗСО І-ІІІ ступенів.
2. Інструкція розроблена відповідно до вимог Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти, затвердженої наказом МОН України 25.06.2018 р. № 676, зареєстрованої в Мінюсті України 11.09.2018 р. № 1028/32480, листа-роз'яснення щодо застосування окремих положень . Інструкції з діловодства у закладах загальної середньої освіти від 03.10.2018 року №1/9-596, ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (наказ Державного підприємства «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» (ДП «УкрНДНЦ») від 01 липня 2020 р. № 144 з 2021-09-01). Інструкції з ведення ділової документації у закладах загальної середньої освіти в електронній формі. Затвердженої наказом МОН від 08.08.2022 №707 зареєстрованої в Мінюсті України 09.09.2022 за №1029/38365
3. Організація діловодства і контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів у закладі здійснюються відповідальною особою (відповідальними особами), яка (які) призначається (призначаються) керівником закладу.
4. Створення електронних документів здійснюється відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.
Заклад може створювати документи тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання лише в електронній формі за умови наявності відповідного технічного забезпечення з урахуванням вимог законодавства України та цієї Інструкції.
5. Порядок організації діловодства за зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію визначається Законами України "Про звернення громадян", "Про доступ до публічної інформації".
6. У закладі діловодство здійснюється державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою, або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
7. Строки зберігання документів, що створюються під час діяльності закладу, визначаються наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 "Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за № 571/20884 (зі змінами).
II. Загальні вимоги до створення, оформлення та документування управлінської інформації
1.Документування управлінської інформації закладу полягає у створенні документів, що спрямовані на вирішення управлінських рішень.
2. Заклад здійснює документування управлінської інформації через накази, протоколи, інформаційно-аналітичні довідки, доповідні записки, листи, акти та ін. Назва виду документа відповідає назвам, передбаченим розділом 5 наказу Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України від 12.03.2021 № 526 «Про затвердження національного класифікатора НК 010:2021 та скасування національного класифікатора ДК 010-98».
3. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами ДСТУ 4163-2020 та цієї Інструкції.
У закладі можуть використовуватися такі бланки документів:
- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа);
- бланк листа;
- бланк наказу.
Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки, наведено в додатку 1 до цієї Інструкції.
4. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених законодавством України, статутом закладу, посадовими інструкціями, наказом про розподіл обов'язків між керівником закладу та його заступниками тощо.
Відбитком печатки закладу (за наявності) засвідчують підпис посадової особи на документах із питань організаційної та фінансово-господарської діяльності за переліком документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу, наведеним у додатку 2 до цієї Інструкції.
Відбиток печатки ставиться так, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або проставляється на окремо виділеному для цього місці з відміткою "М. П.".
5. Заклад може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових та інших прав у взаємовідносинах із закладом, а також під час формування особових справ працівників заклад може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії документів про освіту тощо).
Відмітка "Копія" проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
Копії наказів, інших документів засвідчує (засвідчують) відповідальна особа (відповідальні особи) за організацію діловодства у закладі.
6. У разі потреби проведення оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження документа.
Погодження документів може здійснюватись посадовими особами закладу, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в документі (внутрішнє погодження), а також заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
Погодження документів здійснюється відповідно до вимог наказу Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 "Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях", зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила організації діловодства та архівного зберігання документів).
Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з найменуванням закладу), підпису, ініціалу(ів) і прізвища, дати погодження.
Приклад:
ПОГОДЖЕНО
Директор ЗЗСО
Підпис Ініціал(и), прізвище
05.02.2018
7. Затвердження управлінських документів здійснюється особисто керівником закладу відповідно до його повноважень або розпорядчим документом закладу із зазначенням на документі грифа затвердження, оформленого відповідним чином.
Порядок затвердження документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Директор ЗЗСО
Підпис Ініціал(и), прізвище
07.03.2018
У разі затвердження документа рішенням колегіального органу гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера документа у називному відмінку.
Приклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Протокол засідання
педагогічної ради
гімназії № 5
06.05.2018 № 40
III. Особливі вимоги до складання деяких видів документів
1. Наказ - розпорядчий документ, який видає керівник закладу на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції, обов'язковий для виконання підлеглими. Накази видаються з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань закладу, а також руху учнів.
Накази з основної діяльності, адміністративно-господарських, кадрових питань, руху учнів/вихованців підписуються керівником закладу, а за його відсутності - особою, яка виконує його обов'язки, та реєструються в журналах реєстрації наказів.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
Наказ оформлюється на бланку наказу закладу.
Зміст наказу стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" та складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...").
Текст наказу з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та руху учнів/вихованців складається з двох частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначається підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Розпорядча частина наказу починається із слова "НАКАЗУЮ", яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Якщо наказ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок.
Накази нумеруються в порядку їх видання в межах календарного року; накази з основної діяльності, руху учнів/вихованців, адміністративно-господарських, кадрових питань мають окрему порядкову нумерацію. З метою розрізнення груп наказів до реєстраційного індексу наказу через дефіс додається літерна відмітка:
-накази з основної діяльності - № 2-о;
- накази з адміністративно-господарських питань - № 2-г;
- накази з кадрових питань тривалого зберігання – № 2-к;
- накази з кадрових питань тимчасового зберігання – № 2-т;
- накази з руху учнів/вихованців – № 2-у.
2. Протокол - документ, у якому фіксується перебіг ведення засідань, ухвалення рішень дорадчими та колегіальними органами, комісіями тощо.
Протоколи засідань педагогічних рад, інших дорадчих та колегіальних органів складаються в стислій формі. У протоколі, складеному в стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без деталізації перебігу обговорення питання.
У разі потреби за рішенням загальних зборів (конференції) колективу протоколи загальних зборів (конференції) колективу можуть складатися у повній формі.
Нумерація протоколів засідань педагогічної ради ведеться в межах навчального року, протоколів виборних органів - у межах їх повноважень.
Нумерація протоколів ведеться окремо за кожною групою протоколів засідань відповідного колегіального органу.
3. Датою протоколу є дата проведення засідання.
Заголовок до тексту протоколу має відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, збори, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
Текст протоколу складається зі вступної та основної частин.
У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали голови або головуючого на засіданні, зборах тощо, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У разі потреби за рішенням відповідного органу у списку присутніх зазначаються посади запрошених осіб та найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
4. Вступна частина містить порядок денний: перелік розглянутих на засіданні питань. Порядок денний подається наприкінці вступної частини.
Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".
5. Основна частина протоколу складається з розділів, які мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
- для стислої форми протоколів: "СЛУХАЛИ - УХВАЛИЛИ";
- для повної форми протоколів: "СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ".
Після слова "СЛУХАЛИ" з нового рядка зазначаються прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача.
У повній формі протоколу після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді (питання порядку денного). Виступи оформлюються в протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу), імен доповідачів у називному відмінку, викладенням змісту виступу або питання, відповіді на нього.
6. Тексти виступів у протоколі викладаються від третьої особи однини.
Текст або тези доповіді, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді додається до протоколу".
Після слова "УХВАЛИЛИ" фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного, яке має включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
У разі якщо приймається рішення про схвалення, погодження, затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано в тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу проставляються посилання на ці додатки.
Протокол підписує головуючий на засіданні колегіального (дорадчого) органу та секретар (за наявності). Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.
7. Листи складаються з метою обміну інформацією між закладом та органами державної влади, органами місцевого самоврядування, їх посадовими і службовими особами, закладами, установами, організаціями та іншими фізичними і юридичними особами.
Бланки листа мають такі реквізити:
- найменування засновника (засновників) закладу (наприклад, Одеська міська рада);
- повне найменування закладу відповідно до установчих документів;
- довідкові дані про заклад (поштова адреса, номери телефонів, факсів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо).
Реквізитами листа є: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який надається відповідь (за потреби), адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (за потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка має збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз'яснюємо, що...".
Зазвичай у листі порушується одне питання.
8. Акт - документ, складений групою осіб для засвідчення встановлених фактів або подій. Акти оформлюються за результатами ревізій фінансово-господарської діяльності, під час приймання-передавання справ, списання майна тощо.
Датою акта є дата його складення.
Текст акта складається зі вступної та констатуючої частин.
У вступній частині зазначаються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому.
У констатуючій частині викладаються суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлюватися у вигляді таблиці.
У кінці тексту акта записуються дані про кількість примірників акта та їх місцезнаходження.
Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.
Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта.
IV. Реєстрація документів
1. Документи в закладі реєструються централізовано незалежно від способу їх створення, одержання чи відтворення. У закладі може застосовуватися автоматизована форма реєстрації документів з використанням спеціальних комп'ютерних програм.
2. Реєстрація документів здійснюється відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням інформації та полягає у веденні запису облікових даних про документ, яким фіксується факт створення, відправлення або отримання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу із записом у відповідних журналах (базах автоматизованих систем) реєстрації необхідних відомостей про документ.
4. Реєстрації підлягають вхідні, вихідні та внутрішні документи (довідки, доповідні записки, заяви, протоколи засідань педагогічних рад, комісій тощо).
5. Документи реєструються лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.
6. Документи, які надходять до закладу, реєструються в журналі вхідної кореспонденції, ті, що відправляються, - у журналі вихідних документів, внутрішні - у журналі внутрішніх документів, накази - у журналах реєстрації наказів.
Перелік документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою, наведено у додатку 3 до цієї Інструкції.
Форму реєстраційного журналу наказів керівника закладу та примірні форми реєстраційних журналів вхідних, вихідних, внутрішніх документів наведено у додатку 4 до цієї Інструкції.
7. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора та змісту. Окремо реєструються:
- вхідні документи;
- накази з основної діяльності;
- накази з руху учнів/вихованців;
- накази з адміністративно-господарських питань;
- накази з кадрових питань тривалого зберігання;
- накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання;
- внутрішні документи (протоколи, довідки, доповідні, пояснювальні записки, заяви працівників тощо);
- бухгалтерські документи;
- звернення громадян, у тому числі батьків або законних представників учнів;
- запити на публічну інформацію.
8. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
9. Під час реєстрації документа надається умовне позначення - реєстраційний індекс. Складові частини реєстраційного індексу документа (крім звернень громадян) відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою.
10. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу справи, наприклад 89/02-04, де 89 - порядковий номер документа у межах року, 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ.
11. У вихідного та внутрішнього (за винятком наказів, протоколів) документа реєстраційний індекс складається із індексу справи за номенклатурою справ та порядкового номера, наприклад 02-04/176, де 02-04 - індекс справи за номенклатурою справ, 176 - порядковий номер документа у межах року.
V. Складання номенклатури справ
1. Номенклатура справ - обов'язковий для закладу систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються із зазначенням строків зберігання справ.
2. Номенклатура справ створюється з метою встановлення в закладі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
3. Складання та оформлення номенклатури справ здійснюється відповідно до вимог глави 1 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання.
4. Номенклатура справ закладу розробляється відповідальною особою (відповідальними особами) за організацію діловодства у закладі із залученням фахівців структурних підрозділів закладу (за їх наявності).
5. Номенклатура справ ухвалюється експертною комісією (далі - ЕК) закладу, яка створюється відповідно до законодавства.
6. Керівник новоствореного закладу зобов'язаний не пізніше одного року з початку діяльності подати схвалену ЕК закладу номенклатуру справ на розгляд експертно-перевірній комісії (далі - ЕПК) відповідного державного архіву, ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до джерел формування Національного архівного фонду (далі - НАФ).
7. Заклад, що належить до джерел формування НАФ, у подальшому погоджує свою номенклатуру справ з ЕПК відповідного державного архіву.
8. Заклад, у діяльності якого не утворюються документи НАФ, погоджує номенклатуру справ з ЕК органу управління освітою.
9. Номенклатура справ закладу підлягає погодженню з відповідним державним архівом або органом управління освітою один раз на п'ять років або невідкладно в разі істотних змін у формі власності, структурі, функціях та характері роботи.
10. Погоджену ЕПК відповідного державного архіву або ЕК органу управління освітою номенклатуру справ затверджує керівник закладу.
11. Наприкінці року номенклатура справ закривається підсумковим записом про категорії та кількість справ, заведених у відповідному році.
12. Номенклатура справ щороку (не пізніше 20 грудня) уточнюється, затверджується керівником закладу та вводиться в дію з 01 січня наступного року.
VI. Формування справ, зберігання документів
1. Формування справ - групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
2. Формування справ закладу здійснюється з дотриманням вимог Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
3. Накази з основної діяльності закладу, адміністративно-господарських, кадрових питань та руху учнів/вихованців групуються в різні справи у хронологічному порядку відповідно до їх видів та строків зберігання.
4. Документи, затверджені наказом керівника закладу, є додатками до нього і групуються разом із цим розпорядчим документом.
5. Листування групується за змістом і кореспондентською ознакою та систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
6. Алфавітна книга учнів/вихованців, журнали групи подовженого дня, обліку пропущених і замінених уроків, книги обліку та видачі свідоцтв і додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту, атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей "За високі досягнення у навчанні" та срібних медалей "За досягнення у навчанні" прошнуровуються, а сторінки нумеруються. На останній сторінці журналу/книги робиться запис про кількість сторінок у журналі/книзі, що підписує керівник закладу. Підпис керівника скріплюється печаткою закладу (за наявності).
7. У разі потреби за рішенням педагогічної ради у закладі можуть створюватися та вестися інші журнали (журнал практичного психолога, соціального педагога тощо).
VII. Експертиза цінності документів.
Порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання
1. Експертиза цінності документів та порядок підготовки справ до передання для архівного зберігання здійснюються на підставі Правил організації діловодства та архівного зберігання документів.
Спеціальні вимоги до експертизи цінності документів та порядку підготовки справ до передання для архівного зберігання закладу передбачені цією Інструкцією
2. Для організації та проведення експертизи цінності документів, що утворилися у діловодстві закладу, та подання результатів експертизи цінності документів на розгляд ЕПК державного архіву (ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або міської ради) утворюється ЕК закладу. Створення ЕК та організація її роботи здійснюються відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 "Про проведення експертизи цінності документів" та наказу Міністерства юстиції України від 19 червня 2013 року № 1227/5 "Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 червня 2013 року за № 1062/23594.
Склад ЕК та положення про неї затверджуються наказом керівника закладу. Головою ЕК призначається один із заступників керівника закладу, секретарем - особа, відповідальна за документи, що підлягають зберіганню та переданню в архів.
До складу ЕК закладу за їх згодою можуть входити представники архівних установ, органу вищого рівня (відповідного органу управління освітою), методичних центрів, професійних спілок, їх об'єднань.
3. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються на зберігання особі, відповідальній за архів, за описами, що складаються особами, відповідальними за формування справ з відповідного напряму.
Прийняття кожної справи здійснюється у присутності працівника, який передає документи.
4. У кінці кожного примірника опису особа, відповідальна за архів закладу, проставляє підпис щодо прийняття справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і зазначає дату.
5. Після прийняття справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань особа, відповідальна за архів закладу, на підставі описів справ, за якими здійснено прийняття документів, за встановленою формою готує річні розділи зведених описів справ:
- постійного зберігання (у закладі, що є джерелом формування НАФ);
- тривалого (понад 10 років) зберігання;
Особою, відповідальною за архів, складається акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ.
6. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Після схвалення ЕПК державного архіву та затвердження керівником закладу один його примірник направляється державній архівній установі чи архівному відділу міської ради, у зоні комплектування якого перебуває заклад, другий примірник зберігається як недоторканий особою, відповідальною за архів закладу, третій, четвертий - використовуються у закладі для поточного пошуку справ і у разі їх передання на постійне зберігання надходять до відповідної архівної установи.
7. Зведений опис тривалого (понад 10 років) зберігання складається у трьох примірниках. До нього включаються також справи, які за номенклатурою справ мають строк зберігання "до ліквідації закладу". Після схвалення ЕК закладу примірники опису направляються на схвалення ЕК органу управління освітою. Після повернення всіх примірників опису його затверджує керівник закладу. Перший примірник опису зберігається в закладі як недоторканий, другий - є робочим і використовується для поточного пошуку справ, третій може надсилатися для контролю відповідному органу управління освітою.
8. Опис справ з кадрових питань складається у закладі, який:
- є джерелом формування НАФ - у трьох примірниках;
- не є джерелом формування НАФ - у двох примірниках.
9. Заголовки справ опису з кадрових питань систематизуються за номінальною ознакою (групування в одну справу документів одного виду) у такій послідовності:
- накази керівника закладу з кадрових питань;
- накази керівника закладу з руху учнів/вихованців;
- облікові документи;
- списки учнів/вихованців (алфавітна книга учнів/вихованців);
- журнали реєстрації наказів з кадрових питань;
- особові справи працівників;
- контракти, трудові договори;
- бухгалтерські документи (особові рахунки із заробітної плати, в разі їх відсутності - розрахункові відомості із зарплати);
- документи про тарифікацію (тарифікаційні відомості (списки));
- документи про проведення державної атестації;
- книги обліку і видачі свідоцтв та додатків до свідоцтв про базову загальну середню освіту; атестатів та додатків до атестатів про повну загальну середню освіту, золотих медалей "За високі досягнення у навчанні" та срібних медалей "За досягнення у навчанні";
- документи про нещасні випадки (акти, протоколи, висновки, журнали);
- журнали реєстрації осіб, потерпілих від нещасних випадків;
- журнали обліку руху трудових книжок та вкладок до них;
- журнал реєстрації наказів з руху учнів/вихованців;
- незатребувані особисті документи працівників (трудові книжки).
10. Особові справи учнів вносяться до опису за роком звільнення працівника і систематизуються за прізвищами звільнених працівників в алфавітному порядку.
11. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі - акт про вилучення для знищення документів), розглядаються ЕК закладу одночасно.
12. Заклад, що є джерелом формування НАФ, описи справ постійного зберігання та з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕПК відповідного державного архіву.
13. Заклад, що не є джерелом формування НАФ, описи справ з кадрових питань разом з актами про вилучення для знищення документів після схвалення їх ЕК закладу подає на розгляд ЕК архівного відділу районної державної адміністрації або архівного відділу міської ради. Описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання після схвалення ЕК закладу подаються на розгляд ЕК органу управління освітою.
14. Погоджені (схвалені) акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, затверджуються керівником закладу.
15. Після затвердження акта про вилучення для знищення документів заклад має право знищити документи.
16. Керівник закладу зобов'язаний забезпечити збереження документів, а у разі включення закладу до списку юридичних осіб - джерел формування НАФ після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в цьому закладі - забезпечити передання документів для постійного зберігання до відповідної державної архівної установи чи архівного відділу міської ради.
VIII. Ведення ділової документації в електронній формі
1. Загальні положення
1). Цією Інструкцією визначається порядок ведення ділової документації в Спасько-Михайлівському ЗЗСО І-ІІІ ступенів в електронній формі.
2). У цьому документі терміни вживаються у такому значенні:
- ділова документація - збережена на матеріальному носії або в електронній
освітній інформаційній системі документація, яка створюється під час освітніх
та управлінських процесів в закладах освіти;
- електронний класний журнал - окремий електронний документ ділової
документації закладу освіти, в якому фіксуються результати навчальних
досягнень здобувачів освіти, відвідування ними занять, стан виконання
навчальних програм тощо та може бути реалізований як окрема електронна
освітня інформаційна система (далі - ОІС) або як її функціональний модуль
програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс
освітнього менеджменту».
Інші терміни вживаються у значеннях, наведених у Законах України «Про
освіту», «Про повну загальну середню освіту», «Про електронні документи та
електронний документообіг», «Про захист інформації в інформаційно-
телекомунікаційних системах», «Про телекомунікації», «Про інформацію», «Про
захист персональних даних», «Про доступ до публічної інформації», «Про
державну статистику», «Про електронні довірчі послуги», а також Положенні
про програмно-апаратний комплекс «Автоматизований інформаційний комплекс
освітнього менеджменту», затвердженому постановою Кабінету Міністрів
України від 02 грудня 2021 р. № 1255.
3). Ведення ділової документації закладу освіти в електронній формі
запроваджується з метою:
а) удосконалення управління закладом освіти шляхом автоматизації
одержання, обробки і зберігання інформації та документів у електронній формі;
б) забезпечення оперативності, достовірності та цілісності інформації, що
використовується в освітній діяльності;
в) організації освітнього процесу з використанням технологій
дистанційного навчання та відстеження результатів навчання;
г) спрощення ведення ділової документації у закладі освіти, зменшення
витрат часу на її ведення;
ґ) забезпечення органів управління у сфері освіти оперативною та
актуальною інформацією про діяльність закладів освіти для прийняття
управлінських рішень.
4). В електронній формі здійснюється ведення документів, що визначені
пунктом 1 наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 10
травня 2011 року № 423 «Про затвердження єдиних зразків обов'язкової ділової
документації у загальноосвітніх навчальних закладах усіх типів і форм
власності», а також інших документів, що можуть створюватись у процесі
діяльності закладу освіти.
5). На підставі даних ділової документації закладу освіти, що вносяться та
обробляються в ОІС, можуть створюватись та/або вестись в електронній формі:
а) класний журнал для I-IV класів;
б) класний журнал для V-XI класів;
в) журнал обліку пропущених і замінених уроків;
г) журнали здобувачів освіти, які здобувають загальну середню освіту за
індивідуальною формою;
ґ) журнал факультативних та гурткових занять;
д)журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці та безпеки
життєдіяльності;
е) особові справи здобувачів освіти;
є) алфавітна книга здобувачів освіти;
ж) особова справа педагогічного працівника;
з) журнал реєстрації наказів руху здобувачів освіти;
и) накази керівника з кадрових питань особового складу тимчасового
зберігання (про відрядження, стягнення, надання щорічних оплачуваних
відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням);
і) річний план роботи закладу освіти;
ї) розклад навчальних занять;
к) свідоцтва досягнень здобувачів освіти тощо.
6). Первинні дані, які збираються в ОІС для ведення ділової документації
закладу освіти в електронній формі, передаються до центральної бази даних
програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс
освітнього менеджменту» та опрацьовуються для заповнення статистичних звітів.
7). Перелік даних, що можуть оброблятися в ОІС для ведення ділової
документації закладу освіти, наведено в додатку 5 до цієї Інструкції.
8). Педагогічна рада закладу освіти може використовувати ОІС, що
включає програмні модулі для ведення ділової документації закладу освіти в
електронній формі. Така ОІС може бути підключена до центральної бази даних
програмно-апаратного комплексу «Автоматизований інформаційний комплекс
освітнього менеджменту» (далі - ЦБД АІКОМ) відповідно до процедури,
визначеної законодавством.
9). Керівник закладу освіти визначає відповідальну особу за
адміністрування ОІС.
10). Обробка інформації в ОІС здійснюється з дотриманням вимог Законів
України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах»
та «Про захист персональних даних».
11) .У разі використання закладом освіти ОІС, яка не підключення до ЦБД
АІКОМ, відповідальна особа закладу повинна передавати до АІКОМ необхідну
інформацію для зведення статистичної звітності.
2. Особливості ведення електронного класного журналу
1). Електронний класний журнал є документом ділової документації
закладу освіти, що ведеться в електронній формі та використовується для:
а) зберігання даних про навчальні досягнення здобувачів освіти;
б) автоматизації обліку і контролю освітнього процесу;
в) одержання, обробки та зберігання даних для автоматизації ведення
ділової документації закладу освіти в електронній формі;
г) оперативного доступу до інформації учасниками освітнього процесу про
рівень навчальних досягнень з різних предметів, відвідуваність та домашні
завдання;
ґ) забезпечення можливості дистанційного прямого та оперативного
інформування учасників освітнього процесу.
2). Інформація до електронного класного журналу вноситься українською
мовою, за винятком даних, що потребують використання літер латинської абетки
та спеціальних символів (стосовно навчання іноземним мовам, серія документу,
адреса електронної пошти тощо).
3). У разі потреби, електронний класний журнал та інші документи можуть
генеруватися засобами ОІС у формі електронного документа шляхом
вивантаження даних у форматах pdf, csv, xlsx або іншому зчитуваному форматі
на вибір особи, яка зробила до системи запит щодо вивантаження.
4). Після завершення навчального року та внесення відповідних записів в
класний журнал, директор закладу освіти або уповноважена ним особа накладає електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного
підпису.
3. Вимоги до зберігання ділової документації закладу освіти
в освітній інформаційній системі
1). Зберігання ділової документації закладу освіти виключно в ОІС можливе
за дотримання наступних вимог:
- інформація, що міститься в діловій документації закладу освіти, повинна
бути доступною для її подальшого використання відповідно до наданих прав
доступу та встановленого порядку;
- дані та документи, що мають бути зведені, згенеровані та підписані станом
на певну дату, перед збереженням та відправкою в ЦБД АІКОМ (у разі потреби),
підписуються відповідальною особою, що накладає електронний підпис автора,
що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.
2). Матеріали, завантажені користувачами в ОІС (домашнє завдання, відео-
матеріали, тести, навчальні матеріали, довідники тощо), можуть зберігатися в
архівних базах даних протягом терміну, визначеного в системі з урахуванням
чинного законодавства. Власник ОІС забезпечує місце для зберігання даних
ділової документації закладу освіти в електронній формі.
Додаток 1
до Інструкції з діловодства
у закладах загальної середньої освіти
(пункт 3 розділу II)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою комп'ютерної техніки
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт - розміром 12 - 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 - 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 x
Документи повинні мати такі поля (міліметрів):
- 30 - ліве;
- 10 - праве;
- 20 - верхнє та нижнє.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу. Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 - 3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", найменування посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", напису "Згідно з оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ".
6. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого поля, другий - через
7. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані. Перша сторінка не нумерується.
8. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 10 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Додаток 2
до Інструкції з діловодства
у закладах загальної середньої освіти
(пункт 4 розділу II)
ПЕРЕЛІК
документів, на яких підпис посадової особи засвідчується відбитком печатки закладу
1. Акти (виконання робіт, списання матеріальних цінностей, фінансових перевірок, вилучення документів для знищення, передавання справ тощо).
2. Довідки (про використання бюджетних асигнувань на заробітну плату, нарахування із заробітної плати тощо).
3. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень, виконання робіт тощо).
4. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
5. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей.
6. Завдання (на проектування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво, технічні тощо).
7. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
8. Кошторис витрат (на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо).
9. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
10. Описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань.
11. Штатні розписи.
12. Трудові книжки.
Додаток 3
до Інструкції з діловодства
у закладах загальної середньої освіти
(пункт 6 розділу IV)
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації спеціально призначеною для цього особою
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, освітні програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Норми витрат матеріалів.
6. Вітальні листи і запрошення.
7. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
8. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
9. Форми статистичної звітності.
10. Договори.
Додаток 4
до Інструкції з діловодства у
закладах загальної середньої освіти
(пункт 6 розділу IV)
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів
|
Кореспондент, дата та індекс одержаного документа |
Короткий зміст |
Резолюція, відповідальний виконавець |
Підпис особи, яка отримала документ |
Відмітка про виконання документа |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних документів
|
Кореспондент |
Короткий зміст |
Прізвища, ініціали особи, яка підписала документ, та виконавця документа |
Примітка |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
ЖУРНАЛ
реєстрації внутрішніх документів
|
Короткий зміст |
Резолюція або відповідальний виконавець |
Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання |
Відмітка про виконання документа |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ЖУРНАЛ
наказів керівника закладу
|
Дата наказу |
Заголовок наказу |
Прізвище, ініціали працівника, на якого покладений контроль за виконання наказу |
Прізвище, ініціали відповідальної особи (відповідальних осіб) |
Примітки |
|
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
Додаток 5
до Інструкції з ведення ділової документації
у закладах загальної середньої освіти
в електронній формі
(пункт 7 розділу VIII- 1)
ПЕРЕЛІК
даних, що можуть оброблятися в електронній освітній інформаційній
системі для ведення ділової документації закладу загальної середньої
освіти в електронній формі
1. Перелік даних, що вносяться та обробляються в електронній освітній
інформаційній системі:
- персональні дані учня:
а) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);
б) дата народження;
в) стать;
г) реквізити документа, що підтверджує особу;
ґ) заклад загальної середньої освіти та клас, до якого зарахований учень
(дата зарахування/відрахування та підстава);
д) пільгова категорія (що стосується отримання соціальної допомоги або
пільг. Наприклад, знижка або безкоштовне харчування).
- інші дані стосовно учня:
а) відвідування та пропуски занять;
б) оцінювання (поточне, тематичне, підсумкове, атестаційне);
в) теми уроків.
- персональні дані батьків:
а) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);
б) пільгова категорія (що стосується отримання соціальної допомоги або
пільг дитиною. Наприклад, знижка або безкоштовне харчування);
в) контактна інформація.
- персональні дані співробітника закладу освіти:
а) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності);
б) дата народження;
в) стать;
г) документи про освіту.
- інші дані стосовно співробітника:
а) посада;
б) педагогічне навантаження або ставка;
в) науковий ступінь (за наявності);
г) вчене звання (за наявності);
ґ) кваліфікаційна категорія, педагогічне звання (за наявності);
д) пільгова категорія (за наявності);
е) назва закладу освіти, в якому здобув освіту;
є) освіта, спеціальність, кваліфікація;
ж) назва навчальних дисциплін, що викладаються (за наявності);
з) паралелі, в яких працює особа (за наявності);
и) класи з якими працює із зазначенням профільності та поглибленого
вивчення (за наявності);
і) заміни вчителів (за наявності).
- Дані про освітній процес:
а) навчальний рік;
б) мережа класів;
в) профільність (за наявності)
г) перелік та кількість навчальних предметів, інтегрованих курсів;
ґ) оцінювання результатів навчання: 1 семестр, 2 семестр, річна, державна
підсумкова атестація, практика, підсумкові, середній бал атестата;
д) інваріантна складова навчального плану;
е) варіативна складова навчального плану
є) фіксування рішення педагогічної ради;
ж) контингент учнів на початок семестру/на кінець семестру (року), всього
за рік;
з) таблиця руху учнів;
и) кількість учнів, яких не оцінено чи не атестовано з усіх навчальних
предметів.
2. Інтерфейси електронної освітньої інформаційної системи можуть
забезпечувати збір та/або обробку наступних наборів даних для таких видів
документів ділової документації закладів загальної середньої освіти в
електронній формі:
1) Журнал обліку пропущених і замінених уроків:
а) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) вчителя, який пропустив урок;
б) причина пропуску;
в) назва предмету, з якого пропущено урок;
г) клас, в якому пропущено урок;
ґ) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) вчителя, який замінив урок;
д) яким предметом замінено урок.
- Журнали учнів, які здобувають загальну середню освіту за
індивідуальною формою:
а) навчальний рік;
б) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учня;
в) рік навчання;
г) термін навчання
ґ) підстава організації такої форми;
д) назва предмету вивчення, навчальної дисципліни;
е) кількість навчальних годин;
є) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учителя;
ж) дата проведення заняття;
з) зміст навчального матеріалу;
и) кількість годин на виклад матеріалу.
3) Відомості зі свідоцтва досягнень або свідоцтво про здобуття базової
середньої або профільної середньої освіти учня:
а) результати навчання за 1 семестр;
б) результати навчання за 2 семестр;
в) результати річного оцінювання;
г) оцінка за навчальну практику;
ґ) результати державної підсумкової атестації (у разі наявності);
д) результати підсумкового оцінювання.
4) Облік виховної роботи:
а) номер і дата заходу;
б) назва заходу і тема;
в) облік гурткової роботи;
г) гуртки, секції, клуби, що відвідує учень;
ґ) режим роботи гуртка;
д) примітки.
5) Відомості про батьків:
а) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) батька, матері або осіб, що їх
замінюють;
б) контактні дані тощо.
6) Журнал факультативних і гурткових занять:
а) облік відвідування;
б) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учня;
в) назва факультативу або гуртка;
г) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) вчителя;
ґ) зміст факультативного заняття;
д) домашнє завдання;
е) зведений облік навчальних досягнень учнів;
є) зведена таблиця руху учнів та їх досягнень у навчанні;
ж) зауваження до ведення журналу факультативних занять.
- Особові справи учнів/вихованців:
а) номер особової справи;
б) тип та назва закладу загальної середньої освіти;
в) адреса закладу освіти;
г) прізвище, ім'я, по батькові директора;
ґ) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учня/вихованця;
д) стать;
е) дата народження;
є) серія та номер свідоцтва про народження;
ж) місце проживання учня;
з) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) батька, матері або осіб, що їх
замінюють;
и) дані про заклад освіти до отримання початкової освіти (у разі наявності);
і) відомості про перехід з одного закладу освіти до іншого (у разі наявності)
тощо.
- Журнал реєстрації наказів руху учнів/вихованців:
а) номер наказу;
б) номер учня в алфавітній книзі;
в) заклад, паралель, клас;
г) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учня/вихованця;
ґ) дата зарахування/відрахування тощо.
- Річний план роботи закладу загальної середньої освіти (далі - заклад
освіти), що може містити інформацію (розділи) про стан та планування щодо:
а) освітнього середовища закладу освіти;
б) системи оцінювання здобувачів освіти;
в) педагогічної діяльності педагогічних працівників закладу освіти;
г) управлінських процесів закладу освіти тощо.
- Журнал реєстрації наказів з основної діяльності:
а) реквізити наказу;
б) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) працівника, на якого
покладений контроль за виконанням наказу.
- Документація з продовження навчання випускників 9-х класів:
а) отримана інформація про місце навчання з Єдиної державної
електронної бази з питань освіти;
б) інформація про продовження навчання за кордоном (у разі наявності).
- Свідоцтва досягнень здобувачів освіти:
б) назва та адреса закладу освіти;
в) прізвище, ім'я, по батькові (за наявності) учня;
г) стан та планування щодо переліку навчальних дисциплін;
ґ) результати оцінювання за навчальними предметами (варіативними
курсами) тощо.